Performans toplantıları ????

Performans toplantıları birkaç türde yapılır.

Bunlardan bazıları:

• Eşit güçler dağılıma dayalı toplantılar; Bu toplantılar kararların alındığı, farklı departmanların katıldığı toplantılardır. Bence en güzel toplantılar bunlardır.

• Patron temalı toplantılar; Bu toplantılar patronların ya da genel müdürlerin katıldığı ve sadece patronun soracağı sorulara hazırlık yapılarak gelinen toplantılardır. Bu toplantılardaki amaç ya başarılarından bahsetme fırsatının olduğu ya da başarısızlığın gündeme gelmemesi için duaların edildiği bir toplantıdır. Amaç karar almak değil o günü kurtarmak üzere yapılan toplantılardır.

• Performans toplantısı: Astlarınla yapılan, aylık haftalık performansların konuşulduğu,  kampanyaların ve genel gidişat üzerine alınan kararların bildirilmesi üzerine yapılan toplantılardır. Ve en yaygın toplantı türü budur.

Performans toplantılarının sonunda şirket ile ilgili alınan kararların dışında katılımcıların kendi aralarında verdiği kararlar da vardır ve bunlar görünmezdir.

Toplantının sonunda;

• Liderin iyi bir sunum yapıp yapmadığı,

• Toplantının gerekli olup olmadığı,

• Toplantının çok sıkıcı veya keyifli olduğu,

• Alınan kararların ortak karar mı yoksa sadece deklaremi olduğu,

• Toplantı sonunda kişilerde yeni fikirler doğup doğmadığı,

• Gündemden ziyade yemekte ne olduğu konuşulur.

Toplantılar üst yönetim istiyor diye göstermelik yapıldığında, özenilmediğinde, sadece rakamlar konuşulduğunda, zamanla fayda yerine size zarar verir ve liderliğiniz sorgulanmaya başlanır.

Şimdi hepimiz yaptığımız ya da katıldığımız performans toplantılarını hatırlayalım;

• Tüm bölgelerin, mağazaların ciroları projeksiyondan beyaz perdeye yansıtılır

• Hedefe göre en iyi yapan mağazadan en kötü mağazaya sıralama gösterilir ve okunur

• Müşteri giriş sayıları okunurken sen iyisin sen kötüsün denir

• Fatura başına adet sıralaması gösterilir

• Fatura başına tutar sıralaması gösterilir

• Yılbaşından bugüne hedefler ve yapılanlar toplamda gösterilir

• Likeforlike sırası gösterilir başarılılar alkışlanır

• Toplantı sırasında iyi mağazalara aferin kötü mağazalara da daha dikkatli olun denilir ve toplantı biter.

Hatırladınız değil mi? Klasik performans toplantıları böyledir. Aslında yukarıda belirtilen rakamların hepsi tüm çalışanlarda zaten vardır,

İyi yönetilmeyen bir toplantı sadece deklare edilmiş bilgilerden ibaret ve tüm katılımcılara da eziyet olur. Günün en şanslısı ise, kötü performans sergileyen mağazanın olası bir karışıklıktan dolayı fazla söz edilmeden sadece “kötü performansın var” denilerek konun kapatılmasıdır.

Toplantılarda olması gereken ise;

• Hesap sormak

• Sorunun kaynağını bulmak

• Aksiyon planı almak

• Yol göstermek

• Bunların takip edileceğini O kişiye hissettirmek üzerine kurgulanmalıdır.

Toplantıların asıl amacı hangi mağazanın nasıl olduğu değil neler yapılması gerektiğine dairdir.

İyi olan mağazalar hak ettikleri övgüyü almalı ama ana gündem maddesi kötü performans sergileyen mağazalar olmalıdır.

Temel konuşulması gerekenler:

• Hedefi yapamadın, neden? İç etkenler, dış etkenler nedir?

• Fatura başı ortalama adedin Türkiye ortalaması altında, neden? Aksiyon planın nedir?

• Müşteri alış veriş oranın çok düşük. Nedenleri ve aksiyon planların nedir?

• Personeller arası satış farklılıkları var ise nedenleri ve “B” planın var mı?

• Müşteri giriş sayısını arttırmak için aksiyon planların nelerdir?

• Eksik gördüğünüz konularda da mağazaya ödevler vermek ve takibini yapmak gerekir.  

Toplantı ancak bundan sonra verimli olur.

Kişiler, olası performans düşüklüğü sonucunda sorgulanacağını bileceklerinden daha iyisini yapmaya çalışacaklar ve performansın negatife gittiği anlarda elindeki tüm aksiyonları deneyerek kayıpları minimuma indirmeye çalışacaklardır.

Daha da önemlisi kendisini sorgulayan kişi, kişisel sözlerle değil, perakende matematiğini kullanarak sorgularsa astları tarafından daha saygıyla karşılanacaktır.

İyi bir toplantı için pratik ve önem şarttır.

Turgay Boztaş